There are 324 school units in the state education network, distributed across 75 municipalities in the state of Sergipe. It is the responsibility of the State Department of Education, Sports and Culture (SEDUC) to ensure that these school buildings are in good condition for use and that they have sufficient accessibility and space to meet the population's demand. This action requires the transfer of federal financial resources carried out by the National Education Development Fund (FNDE). However, in order to receive these proceeds, public entities must deliver a series of documents for consideration by the FNDE technical staff. One of the documents requested by Organs federal agencies is the registration of the property in the name of the bidder, with the proper registrations carried out at a notary's office and with such information that makes it possible to identify that this documentation belongs to the property in question. That said, this paper addresses the process of updating the ownership document of the state's school units with the real estate registry office, aiming to propose guidelines to improve the activity of the SEDUC professionals involved. To this end, an investigation was carried out on the main irregularities contained in the records, as well as the identification of the necessary documentation, to be delivered to the notary offices, so that the property's registration could be updated. In order to facilitate the monitoring of the conditions of each unit, a control spreadsheet of the situation of property records was created, through which it is possible to verify the document problems of each school component. In addition, seeking to optimize the work of the professionals involved in the process, a manual was created containing guidelines for the regularization of state properties. The study demonstrated the complexity of the regulatory service at the notary's offices and the importance of having tools that help in conducting and improving this type of activity by Organs competent bodies.Na rede estadual de ensino existem 324 unidades escolares, distribuídas pelos 75 municípios do Estado de Sergipe. É de responsabilidade da Secretaria Estadual de Educação, do Esporte e da Cultura (SEDUC) garantir que essas edificações escolares estejam em boas condições de uso e que possuam acessibilidade e espaço suficiente para suprir à demanda populacional. Essa ação necessita do repasse de recursos financeiros federais realizado pelo Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE). No entanto, para recebimento desses proventos os entes públicos precisam entregar uma série de documentos para apreciação do corpo técnico do FNDE. Um dos documentos solicitados pelos órgãos federais é o registro da propriedade em nome do proponente, com as devidas averbações realizadas em cartório e com informações tais, que torne possível identificar que essa documentação pertença ao imóvel em questão. Posto isso, o presente trabalho aborda o processo de atualização do documento de propriedade das unidades escolares do estado junto ao cartório de registro de imóveis, visando propor diretrizes para aprimorar a atividade dos profissionais da SEDUC envolvidos. Para tanto, foi realizada uma investigação sobre as principais irregularidades constantes nos registros, bem como identificada a documentação necessária, a ser entregue aos cartórios, para que a matrícula do imóvel se tornasse atualizada. A fim de facilitar o monitoramento das condições de cada unidade, foi criada uma planilha de controle da situação dos registros de propriedade, por meio da qual é possível verificar os problemas documentais de cada componente escolar. Além disso, buscando otimizar o trabalho dos profissionais envolvidos no processo, foi elaborado um manual contendo diretrizes para a regularização dos imóveis estaduais. O estudo demonstrou a complexidade do serviço de regulamentação junto aos cartórios e a importância em se dispor de ferramentas que auxiliem na condução e aperfeiçoamento desse tipo de atividade pelos órgãos competentes.São Cristóvão, SE