Apoyo y Seguimiento a la Ejecución de Contratos y Reserva Presupuestales en la Subdirección Administrativa y Financiera de la Corporación Autónoma Regional del Tolima

Abstract

En el trabajo se describe el proceso de las pasantías llevadas a cabo en la Corporación Autónoma Regional del Tolima, elegidas por la estudiante de la Universidad de Santander sede Cúcuta como parte de los requisitos para obtener el título profesional en Administración Financiera. Se presentan las actividades propuestas en el plan de prácticas, las cuales se enfocaron en brindar apoyo a la subdirección administrativa y financiera, específicamente en la revisión de contratos y solicitudes de disposición presupuestal, registro presupuestal, así como la organización y verificación de viáticos. Durante el desarrollo de estas actividades, se identificó la necesidad de implementar la política "cero papel" del gobierno nacional, con el objetivo de lograr mayor eficiencia en el proceso de legalización y pago de viáticos. En consecuencia, este trabajo de grado se centra en mejorar el proceso de legalización de la nómina de viáticos y gastos de viaje, cumpliendo con los objetivos establecidos y siguiendo los lineamientos de la Directiva 04, que busca eliminar el uso de papel en las entidades públicas. Para lograrlo, se utiliza el método PHVC de intervención en la norma ISO 9001 que permite identificar los elementos clave para el desarrollo de mejoras, con el fin de lograr una mayor eficiencia en el proceso al reducir el uso de papel y hacer más práctica la digitalización de documentos tanto para los funcionarios como para la aprobación por parte de la subdirección en la que el pasante brinda apoyo.

This paper describes the process of the internships carried out at the Corporación Autónoma Regional del Tolima, chosen by the student of the Universidad de Santander Cúcuta as part of the requirements to obtain the professional degree in Financial Administration. The activities proposed in the internship plan are presented, which were focused on providing support to the administrative and financial sub-direction, specifically in the review of contracts and requests for budgetary disposition, budgetary registration, as well as the organization and verification of travel expenses. During the development of these activities, the need to implement the "zero paper" policy of the national government was identified, in order to achieve greater efficiency in the process of legalization and payment of travel expenses. Consequently, this degree work focuses on improving the process of legalization of the per diem and travel expenses payroll, complying with the established objectives and following the guidelines of Directive 04, which seeks to eliminate the use of paper in public entities. To achieve this, the PDCA method of intervention in the ISO 9001 standard is used, which allows identifying the key elements for the development of improvements, in order to achieve greater efficiency in the process by reducing the use of paper and making the digitalization of documents more practical for both officials and for the approval by the sub-directorate in which the intern provides support.