Modelamiento de procesos de gestión documental para la Fundación Kairós

Abstract

El trabajo de titulación denominado “Modelamiento de Procesos de Gestión Documental para la Fundación Kairós”, se enfoca en optimizar los procesos que se ejercen en el área administrativa, debido a la gestión que ejecutan diariamente con las solicitudes, oficios, actas de compromiso, lo cual ocasiona traspapelo de documentos y en algunos casos pérdidas. Además, la búsqueda de un documento es algo tedioso debido a que tienen que recurrir a los archivadores y esto ocasiona pérdida de tiempo. Para cumplir con los objetivos planteados se realizó un levantamiento de información utilizando el tipo de investigación exploratoria y descriptiva, en la cual se aplicó las entrevistas al personal que trabaja en el área administrativa de la Fundación. En la metodología de investigación se realizó un análisis entre la plataforma Alfresco y Nuxeo, la cual se determinó que Alfresco es una herramienta de código abierto, de fácil uso y con servicios personalizados. Además, se utilizó la metodología de desarrollo Iconix, para conocer los procesos que maneja la Fundación, en cada una de las fases de la metodología se elaboró los diagramas de caso de uso, de actividades, de secuencia, de robustez y de procesos. Para concluir es preciso definir que la plataforma Alfresco Community Edition versión 5.2, es un sistema de Gestión Documental que permite tener toda la documentación ordenada, pues ahorra tiempo, realiza búsquedas rápidas, reduce espacio físico y disminuye el uso de papel.

The final project word called Modeling of Processes of Documental Management for the “Fundación Kairós”, focuses on optimizing the processes that are exercised in the administrative area, due to the management that they perform daily with the requests, memorandums, commitment certificates, which cause overlapping of documents and in some cases losses. Additionally, searching of a document is very tedious, because they have to resort to archivers, and this causes loss of time. In order to meet the stated objectives, an information survey was carried out using the type of exploratory and descriptive research, in which interviews were applied to staff that works in the administrative area of the Foundation. In the research methodology an analysis was performed between the Alfresco and Nuxeo platform, which determined that Alfresco is an open source tool, easy to use with personalized services. In addition, the Iconix development methodology was used to know the processes that the Foundation manages, in each of the phases of the methodology, the use case, activity, sequence, robustness and process diagrams were developed. In conclusion, the Alfresco Community Edition version 5.2 platform is defined as a Document Management system that allows to have all the documentation in order, to save time, to perform quick searches, to reduce physical space and to reduce the use of paper.