Propuesta de una arquitectura empresarial para la mejora del proceso de gestión de la documentación administrativa

Abstract

Se encuentra orientado a agilizar y mejorar el proceso de gestión de la documentación administrativa en el Ministerio de Educación, proceso que es transversal a todo el Ministerio debido a que al implementar las mejoras del mencionado proceso en una determinada área / dependencia, ésta se podría replicar en todas las demás áreas progresivamente hasta brindar una solución integral a toda la Institución. La necesidad del trabajo se sustenta en la problemática identificada en el proceso de gestión de la documentación administrativa, ya que existe actualmente demora en los envíos de documentos a todas las dependencias del Ministerio como también el latente riesgo de pérdida de éstos por el manejo de grandes expedientes. Esto nos lleva a la pérdida de tiempo lo que al final genera demoras en la toma de decisiones. El objetivo general se encuentra orientado a la formulación de una propuesta para reducir o eliminar la problemática identificada en el proceso de gestión de la documentación administrativa de la Oficina General de Recursos Humanos, mientras que los objetivos específicos nos permitirán analizar el objeto de estudio, así como los objetivos estratégicos y procesos de negocio, identificar como parte de la arquitectura empresarial, la línea base y proponer la arquitectura destino, teniendo en cuenta las brechas para que posteriormente pueda mejorar el proceso con la utilización de metodologías ágiles para su desarrollo; evaluando las fortalezas y debilidades, proponiendo el grupo de trabajo, perfiles y responsabilidades los cuales son necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Finalmente, se deben definir las dinámicas y herramientas que se utilizarán en esta etapa del proyecto. El contenido del documento detalla la situación actual del Ministerio de Educación en cuanto se refiere al proceso en estudio, así como la propuesta de mejora que implica la automatización del proceso; para lo cual en el Capítulo 2 se han considerado las actividades que corresponde desarrollar por parte de la Arquitectura Empresarial, en el Capítulo 3 se sustenta la implementación de las metodologías ágiles y se propone la estructura de desarrollo de la aplicación y finalmente en el Capítulo 4 se desarrollan las acciones para la gestión de servicios de TI. Finalmente, se espera concluir con la presentación de una propuesta que permita la mejora del proceso de gestión de la documentación administrativa mediante el uso de documentos electrónicos, lo que permitirá reducir los tiempos para el envío y recepción de los mismos, a fin que sea realizada únicamente de forma digital; asimismo, contribuir a la ecoeficiencia y permitir a la Institución reducir el uso de papel para la emisión de la documentación.