Software de automatización de datos para el Departamento de Planeación de la Universidad Autónoma de Occidente

Abstract

El presente documento muestra el desarrollo de la pasantía institucional realizada en la Universidad autónoma de occidente para la dirección de planeación y efectividad institucional, encargada formular políticas y estrategias para el desarrollo institucional, en pro de los objetivos propuestos en el plan de desarrollo 2030 de la universidad. Es así como la dirección planteo 4 procesos principales que cuentan, a su vez, con procedimientos e indicadores que le permiten evaluar varios aspectos dentro de la universidad. Para este proyecto se apoyó el proceso “Servicios a la Comunidad” con 3 procedimientos: “Atender la demanda de servicios alimenticios, productos institucionales y de consumo básico”, “Atender la movilidad”, “Gestionar los Residuos”, donde se evalúa el cumplimiento de calidad y estado de las cafeterías, referencia de competitividad económica de las cafeterías, la tasa de innovación del menú, el índice de variación de proveedores de movilidad, los ingresos por aprovechamiento de residuos y el nivel de aprovechamiento de residuos. Con base a lo anterior, se detectó que el proceso de recolección de datos para los indicadores se hacía de manera manual, usando hojas de Excel. Por lo tanto, la información en varias ocasiones tenía problemas de integridad, por lo que era difícil de realizar la ingesta de los datos, ya que no se encontraban centralizado y con incongruencias. Debido a esto, se brindó una solución software que permite recolectar información, de una forma centralizada y con espacios restringidos, validados y con una lista de preselecciones para evitar que la información llegue con inconsistencias. Para ser concebido se llevó un proceso de seis etapas: análisis de requisitos, diseño, prototipado, implementación, evaluación y lanzamiento. Esto permitió obtener una retroalimentación continua del usuario con el fin presentar un producto de calidad adaptado a las necesidades reales. Posterior a esta entrega, la Dirección de planeación en conjunto a la Dirección de tecnologías de información, se encargarán de integrar este prototipo al sistema de la UAO para alimentar los tableros de control.

This document shows the development of the institutional internship carried out at the Universidad autónoma de occidente for the department of planning and institutional effectiveness, responsible for formulating policies and strategies for institutional development, in favor of the objectives proposed in the 2030 development plan of the university. This is how the management proposed 4 main processes that in turn have procedures and indicators that allow them to evaluate various aspects within the university, for this project the “Community Services" process was supported with 3 procedures: "To meet the demand for food services, institutional and basic consumer products”“ "To attend to mobility”“ "To Manage Waste”, where the quality compliance and condition of the cafeterias is evaluated, reference of economic competitiveness of the cafeterias, the innovation rate of the menu, the index of variation of mobility providers, the revenues per waste utilization and the level of waste utilization. Based on the above, it was detected that the data collection process for the indicators was done manually using Excel sheets, so the information several times had integrity problems, so it was difficult to perform the data intake, since they were not centralized and with inconsistencies. Therefore, a software solution was provided that allows collecting information, in a centralized way and with restricted spaces, validated and with a list of preselections to avoid that the information arrives with inconsistencies. To be conceived, a six-stage process was carried out: requirements analysis, design, prototyping, implementation, evaluation and launch, which allowed obtaining continuous feedback from the user in order to present a quality product adapted to real needs. After this delivery, the Planning Directorate together with the Information Technology Directorate will be in charge of integrating this prototype into the UAO system to feed the control boards