Propuesta de mejora de procesos para el trámite documentario en la municipalidad del centro poblado de Chumbao de la provincia de Andahuaylas

Abstract

Actualmente, la digitalización de los documentos físicos y la automatización de procesos manuales para mejorar la atención a los usuarios toma cada vez más importancia. Con la presente investigación se busca determinar en qué medida la propuesta de mejora de los procesos de trámite documentario optimiza el tiempo de atención a los habitantes en el Municipio del centro poblado de Chumbao de la provincia de Andahuaylas. En primer lugar, se llevará a cabo un análisis situacional de la municipalidad del centro poblado de Chumbao. Por eso, se procederá identificar los procesos que requieren ser atendidos, este se determinará mediante el diagrama Pareto, técnica utilizada para obtener la muestra de la investigación, porque permitirá evaluar el nivel de prioridad de las acciones, clasificar gráficamente la información de mayor a menor importancia, con el propósito de reconocer los problemas más urgentes que deben ser solucionados. Seguidamente, se procederá diagramar todos los procesos actuales de la oficina descentralizada de planeamiento y catastro identificado con el diagrama Pareto, del mismo modo, se desarrollará diagramas propuestos del escenario 1 y 2 de los procesos de la oficina mencionada. Entonces, todos estos procesos serán modelados bajo la metodología de gestión de procesos (BPM) utilizando la herramienta Bizagi, es decir, esta herramienta nos permitirá modelar, documentar y simular los procesos para posteriormente determinar el tiempo que toma realizar un trámite documentario en la municipalidad de Chumbao. Por consiguiente, se realizará una comparación de escenarios para más adelante elegir la propuesta de mejora de procesos para el trámite documentario que permita optimizar el tiempo de atención a los usuarios de la municipalidad. Los resultados obtenidos muestran la diferencia de tiempos de escenarios, asimismo, con la propuesta de mejora se redujo el tiempo de atención, actividades y costos de operación. Por último, es necesario, mejorar los procesos antes de pasar a la automatización de los procesos documentarios e implementar la mesa de partes virtual - una plataforma automatizada diseñado en un lenguaje natural; que permita tener al ciudadano una experiencia integrada cuando realice sus consultas o trámites a nivel municipal. Sobre todo, diseñar una plataforma donde todos los ciudadanos con conocimientos básicos de computación puedan realizar los trámites con valor legal desde cualquier parte del Perú y lograr una gestión municipal eficiente cumpliendo con los mayores anhelos del ciudadano.