Uma leitura das ferramentas digitais na rotina dos profissionais de Secretariado, no contexto home office em tempos de pandemia.

Abstract

No atual cenário pandêmico que o mundo se encontra desde o final de 2019, estendendo se até 2022, devido ao surgimento do coronavírus, causador da doença COVID-19, adotaram-se medidas de segurança sanitárias extremas, sob orientação da Organização Mundial da Saúde (OMS), como lockdown, isolamento e distanciamento social, uso de máscaras faciais de proteção e higienização das mãos com álcool em gel 70º. Em meio a uma crise sanitária sem precedentes, uma das soluções mais plausível e eficaz dentro e fora das organizações foi o trabalho remoto, tornando a internet como o meio mais saudável e seguro de gerenciamento das atividades laborais. Neste contexto, o home office, anteriormente pouco aderido pelas empresas públicas e privadas, passa a ser um dos principais meios de trabalho. Essa modalidade baseia-se no princípio de que o escritório virtual viabiliza e atende significativamente as demandas de um escritório físico. Este estudo justifica-se sob perspectiva de contribuir e endossar estudos científicos da área voltado aos profissionais, docentes e discentes do campo do Secretariado Executivo. A metodologia utilizada neste estudo foi uma pesquisa de campo de origem aplicada exploratória de revisões bibliográficas com abordagem qualitativa e quantitativa, via formulário semiestruturado disponibilizado na ferramenta Google Forms e distribuído via internet pelas redes sociais como o LinkedIn, Gmail, E-mail via Fórum da universidade, Facebook, Instagram e WhatsApp e foi desenvolvida a fim de sinalizar os recursos tecnológicos e tendências do mercado de trabalho dos profissionais de secretariado em atuação na modalidade home office, a coleta dos dados obteve 34 respostas. O objetivo principal foi fazer um levantamento de dados e uma breve análise sobre o uso e os principais benefícios das ferramentas digitais mais utilizadas por profissionais de secretariado em modalidade home office em tempos de pandemia, assim como as atividades mais pertinentes na rotina dos profissionais da categoria. Sob a perspectiva de alcance dos objetivos específicos, os gráficos apontaram que dentre as ferramentas citadas no estudo, pode se observar que os respondentes apontaram a ferramenta Google Meet como preferência e a Microsoft Teams da plataforma Microsoft, como tendência futura. A atividade mais pertinente relacionada à função dos profissionais de secretariado nas corporações com base nos dados do estudo foi chamada de videoconferência para reuniões síncronas. O dispositivo mais utilizado pelos respondentes foi o notebook em face da mobilidade e fácil manuseio que o mesmo proporciona. Com base nos índices do estudo pode se dizer que, para as empresas, houve economia em relação aos deslocamentos (custos de transportes por exemplo), aluguéis de imóveis, aumento e adesão em massa de compras on-line fomentando um mercado paralelo chamado de e-commerce, menos utilização de papel impactando e promovendo mais sustentabilidade do meio ambiente. Para os profissionais da área, houve flexibilização de jornada laboral e conciliação nas relações entre trabalho e vida familiar.

Among the current pandemic scenario that the world has been witenessing since the end of 2019, due to the emergence of coronavirus causing covid-19 disease, extreme health security measures have been adopted under the guidance of the World Health Organization, like lockdown, isolation and social distancing, use of protective face masks and hand hygiene with 70º gel alcohol, in the middle of an unprecedented health crisis one of the most plausible and effective solutions inside and outside organizations was remote work, making the internet as the healthiest and safest means of management. In this context the home office, previously not much adhered by public and private companies becoming one of the most used ways of work. This modality is based on the principle that the virtual environment significantly enables and meets the demand of a physical office. This study is justified from the perspective of contributing and endorsing scientific studies us of the Souza Manuela in the area and also to contibuting to construct knowledge to be shaed among professionals, teacher and studants of the executive secretariat. The methodology used in this study was exploratory bibliographic natural qualitative and quantitative field research, which used semi structured questionnaries in order to unfold the types of tecnological resources and the trends of the executive Secretariat labour market, focusing on the professionals who are doing home office. From teh data collected and analyzed it was expected to unfold the main technological benefits as well as the most relevant activities performed by the Executive secretariat professionals, revelaing the most used digital sources in these pandemic times. From the perspective of achieving the specific objectives, the graphs pointed out that among the tools mentioned by the participants in this study, can observe that the respondents pointed out to the Google Meet tool as a preference and Microsoft Teams, from Microsoft platform, as a future trend. The most pertinent activity related to the role of secretarial professionals in corporations based on the study data was called videoconferencing for synchronous meetings.The device most used by the respondents was notebook, in the view of the mobility and easy handling that he provides. Based on the indexes of the study, it can be said that, for companies, there was savings in relation to displacements (transport cost, for an example), properties rent, increase and mass support of online shopping fostering a parallel market called e-commerce, less use of paper impacting and promoting more sustainability of the environment. For the professionals in the area, there was a flexibilization of working hours and reconciliation in the relations between work and family life.