Propuesta de Rediseño del Proceso de Matrícula de Verano de la Universidad del Norte

Abstract

RESUMEN El presente estudio tiene el propósito de presentar una propuesta de rediseño del proceso de Matrícula de Verano de la Universidad del Norte, que permita reducir los tiempos de atención a los estudiantes, con el uso eficiente de los recursos internos y el cumplimiento de los controles de auditoría requeridos por la red Internacional de Universidades a la que pertenece. El método y diseño de la investigación utilizado es experimental. La técnica utilizada fue la entrevista a los dueños y actores del proceso, así como la observación y medición de la ejecución del proceso; se organizaron los resultados obtenidos en cuadros y diagramas, logrando conocer y evaluar la situación inicial. Finalmente se procedió a elaborar y simular la propuesta de rediseño del proceso. Entre los principales resultados obtenidos, relacionados a la situación inicial del proceso, se identificó que cada estudiante de Pregrado Tradicional invierte en promedio un total de 97 minutos con 11 segundos para matricularse en el ciclo de verano. Así mismo, en el campus donde se efectuó el análisis, se contabilizó un total de 12 colaboradores y 16 equipos de la Universidad involucrados en la operatividad del proceso. Por otra parte, se identificaron 3 controles de auditoría financiera relacionados al proceso. En función al análisis de los resultados previamente obtenidos, se realizó el planteamiento del rediseño del proceso, identificando oportunidades de mejora y elaborando la propuesta final. La aplicación de esta propuesta logró tener una reducción significativa del 86% del tiempo invertido por cada estudiante, del 59% de colaboradores y el 57% de equipamiento involucrado, cumpliendo los controles de auditoria involucrados en el proceso.

ABSTRACT The present study has the purpose of presenting a proposal for redesigning the Summer Enrollment process of the Universidad del Norte, which allows to reduce the time of attention to students, with the efficient use of internal resources and compliance with the controls required by the International Universities network to which it belongs. The method and design of the research used is experimental. The technique used was the interview to the owners and actors of the process, as well as the observation and measurement of the execution of the process; The results obtained were organized in tables and diagrams, obtaining knowledge and evaluation of the initial situation. Finally, we proceeded to elaborate and simulate the proposed redesign of the process. Among the main results obtained, related to the initial situation of the process, it was identified that each student of Traditional Undergraduate invests in average a total of 97 minutes with 11 seconds to enroll in the summer cycle. Likewise, in the campus where the analysis was carried out, were counted a total of 12 employees and 16 equipment of the University involved in the process operability. On the other hand, 3 financial audit controls related to the process were identified. Based on the analysis of the previously obtained results, the redesign of the process was carried out, identifying opportunities for improvement and elaborating the final proposal. The application of this proposal achieved a significant reduction of 86% of the time invested by each student, 59% of university employees and 57% of equipment involved, complying with the audit controls involved in the process.