Propuesta para la implantación del Sistema Administrativo de Programas Especiales con financiamiento externo, en el marco del S.I.A.F.U.

Abstract

La Dirección Administrativa Financiera con el afán de cumplir con todos los lineamientos de La Ley 1178 y con el apoyo técnico del Programa UMSATIC, adopta la alternativa de diseñar e implementar un Sistema de Información Administrativo Financiera Universitario (S.I.A.F.U.), que responda a la estructura organizacional y de procedimientos adecuados, que sea capaz de operar con eficacia y eficiencia a través de una administración de una base de datos central que concentre la información de los demás subsistemas, con la incorporación de tecnologías de información computarizadas interrelacionado, modular y automáticamente. El presente Trabajo Dirigido fue desarrollado en el Departamento de Contabilidad de la Universidad Mayor de San Andrés, con el objetivo general de identificar, analizar y evaluar los problemas y deficiencias, que se presentan en materia de organización dentro la estructura organizacional del programa Asdi/SAREC. Este convenio suscrito entre al Agencia de Cooperación para el Desarrollo Internacional de Suecia (Asdi/SAREC) y la Universidad Mayor de San Andrés, se inicia en la gestión 2000 con la participación de 5 Facultades y el Área Central. Hasta la gestión 2003, el manejo económico-financiero del programa Asdi/SAREC, era administrado por las Áreas Desconcentradas de cada Facultad a través de sus Institutos de Investigación, esta desconcentración de los recursos no dio resultados debido a que no se contaban con informes consolidados, lo que no permitía a las autoridades responsables tomar decisiones oportunas y estratégicas. Asimismo, se tuvo observaciones de parte de Auditorías Externas en cuanto al cumplimiento de las normas establecidas en el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Esta situación determinó que a partir de la gestión 2004, las autoridades encargadas tomen la decisión de centralizar en una sola unidad denominada "Unidad de Programas Especiales (UPE), bajo la directa dependencia de la Dirección Administrativa Financiera, iniciando su gestión con 9 unidades ejecutoras dentro de la cuales funcionaban 20 proyectos administrados bajo la modalidad de una Administración Mixta (participación del Área Central y el Área Facultativa). Posteriormente, en la gestión 2005 las autoridades responsables toman una determinación de pasar la de pendencia del Programa Asdi/SAREC al Departamento de Contabilidad. Es ahí donde se inicia el presente trabajo con el análisis de la situación dentro del Departamento de Contabilidad y las diferentes unidades organizacionales que intervienen dentro de ésta, llegando a determinarse de que la actual estructura organizacional en la que se desarrolla el Programa no coadyuva en la agilización de los diferentes trámites, los usuarios se sienten insatisfechos por la demora en el servicio que prestan las diferentes unidades, existe desconocimiento de los objetivos del Programa Asdi, por parte de los funcionarios administrativos, existe incumplimiento de plazos en cuanto a la presentación de informes académicos y administrativos, los responsables de Proyectos no se dedican en pleno a la investigación debido a que regularmente se pasan realizando trámites administrativos burocráticos. Es así que se llega a la siguiente conclusión de proponer un Sistema Administrativo de Programas Especiales en el marco del SIAFU con el fin de adoptar la mejor alternativa que favorezca a la estructura organizacional del Programa Asdi/SAREC.