Manual de procedimento operacional padrão para agendamentos de exames do Setor de Glaucoma do Departamento de Oftalmologia e Ciências Visuais da Unifesp

Abstract

Objective: To prepare a Standard Operating Procedure Manual for the glaucoma sector in order to contribute to the reduction of doubts regarding the processes, financial losses, and time associated with errors in scheduling exams. Methods: The study was guided by the PDCA cycle: plan (P), development (D), critical performance analysis, check (C) and corrective action of dysfunctions or assumption of innovations, action (A). Managing this process allows you to identify opportunities of innovation, a reduce in the variation of processes, as well as to prevent errors. A standard operating procedure manual was developed with the expectation of identifying the root causes of glaucoma screening schedules and eliminating them, thereby establishing the support processes identified during the analysis for the production of this manual were established and the flow chart was implemented with the application of the new guides for exam scheduling. Six guides for exam scheduling were elaborated as follows: Visual Field Humphrey (Computerized), Visual Field Goldmann (Manual), FDT-Dual Frequency Perimetry, OCT-Optical Coherence Tomography, Retinography (Stereo) and Ultrasonic Paquimetry. Guides were available in the glaucoma sector and its use was immediately released in all outpatient clinics and for all physicians in the sector. After the complete use of the guidelines: the request for the examination by the doctor, the scheduling by the reception, the execution of the examination by the technologist or collaborator in charge and the scheduling of the patient's medical return, they were all collected and separated for an analysis of the whole process, since the request made by the doctors up to the return of the patient to the consultation. Results: During the study, 501 guides were collected, in which 228 (45.5%) of Visual Field Humphrey, 103 (20.6%) Visual Field Goldmann, 4 (0.8%) FDT-Dual Frequency Perimetry, 66 (13.2%) of OCT-Tomography of Optical Coherence, 61 (12.2%) of Retinography (Stereo) and 39 (7.8%) of Ultrasonic Paquimetry. Out of this total, three scheduling errors were detected, with two exam guides being registered only in the guide, however not in the system, and one guide in which the exam was scheduled in another profile. Conclusions: The interaction diagram between the collaborators of the exam scheduling process and how the information occurs, including its flaws, was exemplified through the flowchart. In addition, six guides have been developed to reduce errors and doubts in administrative processes, allowing investigating the causes of the failures of the examination schedules and providing better health care conditions. It can be concluded that the proposal for a Standard Operational Procedure Manual and the implementation of the new exam scheduling guides are capable of being offered and used for the benefit of the glaucoma sector and especially the user.

Objetivo: Elaborar um Manual de Procedimento Operacional Padrão destinado ao Setor de Glaucoma a fim de contribuir com a redução de dúvidas referentes aos processos, perdas financeiras e de tempo associados aos erros de agendamento de exames. Métodos: O estudo foi norteado pelo ciclo do PDCA: planejamento (P), implantação e desenvolvimento (D), análise crítica do desempenho (C) e ação corretiva das disfunções ou assunção de inovações (A). O gerenciamento desse processo permite identificar oportunidades de inovação, diminui a variação nos processos e previne os erros. Foi elaborado um manual de procedimento operacional padrão com a expectativa de identificar as raízes dos problemas de agendamento dos exames do Setor de Glaucoma e eliminá-los e, desse modo, foram estabelecidos os processos de apoio identificados durante a análise para produção deste manual e implementado o fluxograma com a aplicação das novas guias para agendamento dos exames. Foram elaboradas seis guias para o agendamento dos exames como a seguir: Campo Visual Humphrey (Computadorizado), Campo Visual Goldmann (Manual), FDT-Perimetria de Dupla Frequência, OCT-Tomografia de Coerência Óptica, Retinografia (Estereofotografia) e Paquimetria Ultrassônica. As guias foram disponibilizadas no Setor de Glaucoma e seu uso foi imediatamente liberado em todos os ambulatórios e para todos os médicos do setor. Após a utilização completa das guias: a solicitação do exame pelo médico, o agendamento feito pela recepção, a execução do exame pelo tecnólogo-oftálmico ou colaborador responsável e o agendamento do retorno médico do paciente, todas foram recolhidas e separadas para uma análise do processo envolvido desde a solicitação feita pelos médicos até o retorno do paciente à consulta. Resultados: Durante o estudo foram recolhidas 501 guias, sendo 228 (45,5%) de Campo Visual Humphrey, 103 (20,6%) de Campo Visual Goldmann, 4 (0,8%) de FDT–Perimetria de Dupla Frequência, 66 (13,2%) de OCT–Tomografia de Coerência Óptica, 61 (12,2%) de Retinografia (Estereofoto) e 39 (7,8%) de Paquimetria Ultrassônica. Desse total detectaram-se três erros de agendamento, sendo duas guias de exames que foram anotadas somente na própria guia, mas não constavam no sistema e uma guia cujo exame foi agendado em outro perfil. Conclusões: Exemplificou-se por meio do fluxograma a interação entre os colaboradores do processo de agendamento dos exames e como as informações ocorrem, incluindo suas falhas. Além disso, foram elaboradas seis guias a fim de diminuir os erros e dúvidas dos processos administrativos, permitindo investigar as causas das falhas dos agendamentos dos exames e proporcionar melhores condições de assistência médica. Pode-se concluir que a proposta de um Manual de Procedimento Operacional Padrão e a implementação das novas guias para agendamento de exames são capazes de ser oferecidas e utilizadas em benefício do Setor de Glaucoma e, principalmente, do usuário.