Estandarización de los procesos y procedimientos del área de mantenimiento de la empresa Supertiendas y Droguerías Olímpica S.A

Abstract

El diseño y la estandarización de procesos tienen una gran relevancia en las organizaciones, son elementos que le permiten a la organización buscar una mejora continua en todos los procesos y procedimientos que realiza. Gracias a la práctica realizada en el área de mantenimiento de Supertiendas y droguerías Olímpica S. A. se desarrolla este trabajo con el fin de diseñar los procesos y procedimientos de facturación del área de mantenimiento Occidente de Supertiendas y Droguerías Olímpica S. A. a través del estudio de las actividades que realizan en el día a día. Esto con la finalidad de documentar y estandarizar los procesos y procedimientos llevados a cabo en el área. Por medio de fuentes primarias como la observación participante directa y la realización de una entrevista semi estructurada a las personas responsables de los procesos de facturación de servicios y suministros y facturación de servicios públicos, se realiza un diagnóstico del área, identificando que actualmente no se encuentran documentados los procesos y procedimientos de facturación, la comunicación a causa de la virtualidad es deficiente, el personal no tiene un conocimiento claro de los términos de proceso y procedimiento, y no se observa iniciativa para optimizar las actividades del área. Posteriormente, se realiza una descripción y caracterización de ambos procesos y procedimientos de facturación con la supervisión y aprobación del jefe del área, estableciendo una hoja de ruta para la estandarización y optimización de los procesos y procedimientos estudiados. Se establece de igual forma un plan de acción para la divulgación, socialización y adaptación de este manual. Además, se realiza recomendaciones al área para implementar esta manual como la capacitación a los proveedores y personal de la organización y el uso de tecnologías para optimizar o eliminar actividades existentes. Finalmente se concluye que a pesar de que de que la organización es de gran presencia en el mercado nacional, existen deficiencias en la estandarización de procesos y procedimientos, y por ese motivo se desarrolla el manual, con el fin de permitirle a los empleados identificar y mejorar los procesos con los cuales se relacionan y generar una oportunidad a futuros practicantes, gracias al conocimiento adquirido en la academia, de generar propuestas que estén orientadas al mejoramiento continuo en el área de mantenimiento.