Propuesta de optimización del proceso de registro de pedidos en el área de ventas y distribución de la empresa Alimentos Polar Colombia

Abstract

En la actualidad en la empresa Alimentos Polar Colombia se presenta una problemática en el área de ventas en cuanto a la grabación de los pedidos por diferentes motivos tales como, fallas en la información de cartera, problemas en los SKU de los productos y diferentes problemas que impiden que la información se grabe en el sistema. Por este motivo se ha detectado que las ventas disminuyen y la inconformidad de los clientes aumenta debido a que el pedido que no se graba no se entrega. Utilizando una investigación mixta con el cual el enfoque cualitativo busca datos dispersos y el enfoque cuantitativo busca acotar la información, para lograr proponer un pensamiento deductivo e inductivo. Lo que se buscó fue indagar en el área de práctica mediante la revisión de los datos históricos de las bitácoras para sustraer información relevante que pueda demostrar la problemática, además se indagó en algunos colaboradores de la empresa que llevan muchos años en el área y que mediante una charla describieron el problema que viene ocurriendo. Teniendo en cuenta el problema se procedió a mostrar los inconvenientes que se presentan en el área de venta, logrando detectar problemas como falta de información y demora en la información del área y de otras áreas como cartera y mercado de canales. Para lograr un mejoramiento en el área considerando los problemas y la descripción de cada uno de ellos se propuso implementar una macro en Excel que sirva como base de datos de información actualizada que provea a los RDV de datos actualizados en tiempo real, además la macro debe generar alertas a los RDV con la respuesta si el pedido fue grabado o no y por qué y alertas a las diferentes áreas pidiendo una actualización periódica de los datos que cada una proporciona. Para apoyar el proceso de implementación de la macro, es recomendable empezar con un proceso de capacitaciones a los RDV en la utilización y correcto envío de información sobre los pedidos para ser grabados, también es necesario capacitar a las personas encargadas de las demás áreas como cartera y mercado de canales para que logren mantener actualizada la información adecuadamente en la macro y mantener una comunicación fluida de la información con la fuerza de ventas empleando una gran variedad de herramientas como correos y llamadas telefónicas.