Diseño de un modelo de gestión de recursos administrativos en los laboratorios de la Universidad Autónoma de Occidente, orientado a la creación de valor a sus usuarios

Abstract

En el nuevo Plan de Desarrollo 2030, la Universidad Autónoma de Occidente ha incorporado a la Sección de Laboratorios como parte de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, y para dar cumplimiento a las estrategias planteadas, en especial el de la Gobernanza y Direccionamiento con Criterios de Efectividad, se ha propuesto en el presente trabajo el diseño de un modelo de gestión de recursos administrativos en los laboratorios de la institución, que permita obtener información de valor para la toma de decisiones relacionadas con su gestión y máximo aprovechamiento. Para lograr dicho propósito, se realizó un diagnóstico inicial con la revisión de los procesos en la administración anterior, modelando su esquema general en la notación BPMN para identificar las oportunidades de mejora; en un trabajo conjunto con la nueva Dirección Administrativa de Laboratorios, se construyó un modelo de gestión de recursos junto con una propuesta de procesos general (BPMN) que representa las actividades que en la actualidad se ejecutan en su nueva estructura funcional y operativa; finalmente, se desarrolló un prototipo funcional para la gestión de los recursos de los laboratorios, como esquema para el desarrollo en la plataforma institucional por parte de la División de Tecnologías de Información (DTI). En el diagnóstico se encontró que hay diferencias sustanciales entre los cargos, procesos y procedimientos documentados en el repositorio institucional con los que se han creado en la nueva estructura; de otro lado, en la anterior administración de los laboratorios se desaprovechó el uso del sistema de información, fomentando el consumo de papel en procesos netamente manuales, contrario a los requerimientos actuales en donde la gestión de información oportuna es una prioridad; durante el diseño del prototipo funcional, se priorizó el desarrollo de una herramienta informática de reserva de espacios para dar respuesta inmediata a las dependencias académicas que demandaban una mejor gestión en dicho aspecto, y que reflejó el uso y capacidad de instalaciones, apoyando así la toma de decisiones para mejorar el servicio. También se construyó un módulo para la gestión de préstamos de equipos y generación de paz y salvos, próximo a ser implementado. La herramienta para reservas de espacios desarrollada en la plataforma Google, permitió a la administración procesar convenientemente la información, no solo para dar respuesta oportuna a sus usuarios, sino para con su análisis, tomar decisiones acertadas. Por otro lado, se hace necesario que la Dirección de Planeación Institucional, actualice los cargos, procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la actualidad, así como el desarrollo de una plataforma de información colaborativa, prometida por la DTI, que abarque la reserva de espacios, la gestión de inventarios, mantenimientos y préstamo de recursos de los laboratorios acorde al dueño del prototipo funcional propuesto