Control y seguimiento de vendedores (SECOVEN)

Abstract

Alarcón y Alarcón, A Y A, es una empresa cuyo objeto principal es la producción y comercialización de cajas de seguridad, bóvedas y productos afines. Por tal motivo mantiene dentro de su grupo de trabajo, a personal dedicado exclusivamente a promocionar sus productos, atender los requerimientos de sus clientes y buscar nuevo mercado. El control o seguimiento de las actividades ejecutadas por dicho personal se vuelve complejo sino se cuenta con una herramienta automatizada, que modele las actividades que se lleva a cabo en un proceso de ventas y que, consecuentemente, sirva como apoyo a las funciones de los vendedores. Por este motivo se creó el sistema de "Control y Seguimiento de Vendedores" (SECOVEN), el mismo que manteniendo un banco de información relacionada al proceso de ventas (clientes, productos, etc.), Permite al vendedor planificar su trabajo, revisar sus logros y obtener un mejor rendimiento y eficiencia en la producción de documentos como proformas, pedidos y facturas. El jefe o supervisor de un grupo de vendedores, tendrá en cualquier momento, a través del sistema, una herramienta que le permita confirmar el trabajo de su grupo de ventas y evaluar permanentemente tanto la gestión de ventas como la actitud de un cliente frente a las visitas realizadas. El cliente, principal objetivo en un moderno esquema de ventas, es registrado en el sistema, el mismo que posibilita definir una lista de contactos con los que la empresa tiene relación por tratarse de personas clave para la consecución de negocios con ese cliente. Entre otras propiedades, el sistema faculta el registro de todos y cada uno de los obsequios y fechas en las cuales la empresa se ha hecho presente con cada contacto, logrando de esta manera tener en cuenta los aspectos personales que son de mucha importancia en toda relación humana. SECOVEN contempla los siguientes pasos en el proceso de ventas: El registro de los clientes, contactos, productos y precios. El registro de un cronograma de trabajo por parte de los vendedores. • La visita, sea esta rutinaria, o con algún objetivo específico. La solicitud, producción y entrega de una oferta. La confirmación de ésta última convirtiéndose en pedido. La facturación de lo comprometido. El seguimiento a las labores de cada vendedor. El seguimiento a las visitas realizadas a cada contacto. Mediante consultas en pantalla, que contienen toda la información necesaria para la toma de decisiones, el sistema pretende ahorrar el costo incurrido en informes presentados con regularidad por el personal de ventas. Finalmente, las seguridades contempladas en el desarrollo del SECOVEN, garantizan que cada vendedor tenga acceso exclusivamente a la información relacionada con sus actividades, la misma que puede ser revisada solamente por su jefe inmediato, evitando de esta manera, duplicidad de gestiones con un mismo cliente o contacto.