info:eu-repo/semantics/bachelorThesis
Organización de diez metros lineales de la serie documental historias laborales entre los años 1960 a 2012 en el Archivo central de COLTEJER S.A.
Registro en:
Román Restrepo, s. (2015). Organización de diez metros lineales de la serie documental historias laborales entre los años 1960 a 2012 en el Archivo central de COLTEJER S.A. (Trabajo de Grado). Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia
Autor
Román Restrepo, Stefania
Institución
Resumen
RESUMEN: Al llegar al departamento de Administración de Documentos de Coltejer se
construye un diagnóstico, que permitiera conocer el estado actual del Archivo en
aspectos de conservación, prevención, almacenamiento, infraestructura, etc. El
siguiente diagnostico se crea mediante una entrevista a la Jefa de Archivo, cuyas
respuestas indican que:
En Coltejer el Archivo es llamado Centro de Administración Documental, como jefe
de Archivo actualmente se encuentra Beatriz Ramírez Arrubla, tecnóloga en
Administración de Documentos, responsable de tiempo completo a esta labor, en
el organigrama el Archivo pertenece a la dependencia gestión de la información; el
presupuesto anual con el que cuenta es limitado en cuanto a personal,
preservación, mantenimiento, capacitación, equipos, organización, etc. No hay
manual de funciones, reglamento de Archivo, por lo tanto las funciones del
responsable del Archivo no están determinadas; no hay Manual de Gestión
documental por lo cual la organización del Archivo no se ve reflejada mediante
ninguna directriz, no hay Tablas de Retención Documental, ni de Valoración,
tampoco hay Comité de Archivo.
Los servicios que presta el Archivo internamente son: consulta de información, en
diferentes soportes, son atendidos en la oficina principal, para ello se tiene
dispuesto dos computadores, el promedio de consultas internas es diaria.
Los servicios externos son: microfilm a algunas empresas cercanas, se les brinda
la microfilmadora, sin ser retirada de la dependencia, para que ellos mismos
consulten su información; para ello se encuentra destinada una sala de consultas
dotada de dos escritorios e implementos de escritura, allí está la microfilmadora,
fotocopiadora y el lector de microfichas
Cuando se requiere el préstamo de algún tipo de información, se deja constancia
en un cuaderno, donde se anota el nombre del solicitante, la información prestada,
la fecha y firma del responsable; no hay límite de tiempo para hacer efectivo el
préstamo luego de la solicitud, ni tampoco para devolver la información
En cuanto a las instalaciones, el Archivo es el único Depósito de Documentos
dentro de la Empresa, se encuentra ubicado en un edificio de tres niveles
ocupando el último, tiene área administrativa y de consulta, no tiene área de
descripción, de limpieza y ambas áreas están ubicadas en el mismo espacio; el Archivo posee iluminación artificial mediante lámparas de luz de día ubicadas en
todo el depósito, permanecen encendidas en la jornada Laboral de lunes a
viernes, sumado a esto se tiene la luz natural, la cual ingresa por las ventanas que
están ubicadas en el área de almacenamiento del soporte papel; para la
ventilación se utilizan dos ventiladores en el área de almacenamiento y consulta,
utilizados en las jornadas Laborales de lunes a viernes y aire acondicionado en el
Centro de Administración Documental, encendido permanentemente a 19°C, no
entra ventilación natural directa, puesto que las ventanas son cerradas; la limpieza
general en el Archivo se realiza día de por medio y a la documentación, aun no se
tiene una frecuencia establecida, cada seis meses se realiza una fumigación
preventiva.
Materias
Ítems relacionados
Mostrando ítems relacionados por Título, autor o materia.
-
Por la cual se aprueba el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Plan Institucional de Archivos (PINAR), LAS Tablas de Valoración Documental (TVD), los Procedimientos de Gestión Documental y la Actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), el Manual de Gestión Documental (MGD) y el Programa de Gestión Documental (PGD) de la Universidad Católica de Pereira.
Universidad, Católica Popular del Risaralda (2016-09-19) -
Document Management focused on Preventive Conservation of Documents
Paz Enrique, Luis Ernesto; Hernández Alfonso, Eduardo Alejandro