Práctica Profesional
Informe de práctica profesional Experenta
Autor
Rodrigo Cáceres
Resumen
La práctica profesional se realizó en Experenta Honduras, una empresa se dedica a brindar soluciones digitales. El área asignada fue el área de administración donde se apoyó al CEO de la empresa, el ingeniero Jorge Lanza, en algunas tareas administrativas y en algunos casos financieras. Los objetivos de la práctica profesional fueron organizar los procesos administrativos de la empresa, analizar la manera en la que se utilizan las herramientas financieras y su impacto en la toma de decisiones y examinar la manera en la que se desarrollan los procesos de servicio al cliente, tanto con los clientes internos como con los clientes externos. Debido a que la práctica profesional fue de modalidad de teletrabajo, era necesario estar en contacto seguido tanto con el jefe directo y los compañeros de la empresa. Este contacto se cumplió a través de diversas videollamadas en donde se impartían las asignaciones y tareas que se debían cumplir y el plazo en el cual debían completarse. Para la retroalimentación de estas actividades se contactaba a la persona encargada de la asignación a través de la plataforma Microsoft Teams, lo cual permitía estar en contacto de manera seguida. La primera etapa de la práctica profesional consistió en su gran mayoría en investigar acerca del servicio al cliente. Al mismo tiempo se realizó un pequeño análisis de qué herramientas financieras o administrativas se utilizaban. Aquí se sugirió el uso de una herramienta para recolectar los datos requeridos para ejercer la política de crédito de la empresa. En esta primera etapa se realizó la propuesta de mejora implementada, la cual primero consistió en crear un manual de servicio al cliente, que fuera utilizado por todo los empleados de la empresa para mejorar la relación de la empresa con el cliente, para luego crear distintas plantillas que recolectarán la información de los clientes y su opinión acerca del servicio realizado a través de encuestas, luego tomando esta información y compararlo con las métricas de servicio al cliente establecidas en el manual. Luego se actualizaron las bases de datos de los leads que existían en diversos documentos de Microsoft Excel y de otras plataformas. En esta etapa se eliminó la información repetida y se creó un solo documento con toda la información de los clientes. Al culminar esta etapa se empezó a apoyar en la coordinación del evento de IT NOW al enviar mensajes personalizados a más de 800 invitados que iban a asistir en el evento, luego agregando la información de estos invitados al documento de Excel de los leads y creando un documento aparte donde la información de estos invitados se dividía por el país en el cual se encuentran. Las últimas semanas consistieron de bastante estudio en la plataforma de Trailhead, para poder utilizar correctamente la plataforma de Salesforce, en donde se realizó una organización de los contratos y algunos otros datos de la empresa. Al trabajar con Trailhead e investigar de que era capaz la plataforma de Salesforce, surgió la idea de la propuesta de mejora, el cual consiste en realizar reportes para los leads que genera la empresa y las oportunidades que generan esos leads The internship was done in Experenta Honduras, a company dedicated to providing digital solutions. The assigned area was the administration area where I supported the CEO of the company, the engineer Jorge Lanza, in some administrative tasks and in some financial cases. The objectives of the internship were to organize the administrative processes of the company, analyze the way in which financial tools are used and their impact on decision making and examine the way in which customer service processes are developed, both with internal and external customers. Due to the fact that the professional practice was teleworking, it was necessary to be in regular contact with both the direct boss and the colleagues of the company. This contact was accomplished through several video calls where the assignments and tasks to be accomplished and the deadline in which they had to be completed were given. For feedback on these activities, the person in charge of the assignment was contacted through the Microsoft Teams platform, which allowed us to be in continuous contact. The first stage of the internship consisted mostly of research on customer service. At the same time a small analysis of what financial or administrative tools were used was carried out. Here it was suggested the use of a tool to collect the data required to exercise the credit policy of the company. In this first stage the improvement proposal was implemented, which first consisted of creating a customer service manual, to be used by all employees of the company to improve the company's relationship with the customer, and then creating different templates that would collect information from customers and their opinion about the service provided through surveys, then taking this information and comparing it with the customer service metrics established in the manual. The lead databases that existed in various Microsoft Excel documents and other platforms were then updated. At this stage, repeated information was eliminated and a single document was created with all the customer information. At the end of this stage we started to support the coordination of the IT NOW event by sending personalized messages to more than 800 guests that were going to attend the event, then adding the information of these guests to the Excel document of the leads and creating a separate document where the information of these guests was divided by the country in which they are located. The last few weeks consisted of quite a bit of study on the Trailhead platform, in order to properly use the Salesforce platform, where an organization of the contracts and some other company data was done. By working with Trailhead and investigating what the Salesforce platform was capable of, the idea of the improvement proposal came up, which consists of making reports for the leads generated by the company and the opportunities generated by those leads.