Dissertação
Diretrizes para controle de informação documentada gerada pela implantação da NBR 15575 – edificações habitacionais – desempenho em empresas construtoras
Autor
Siqueira, Simone Lazzarini
Institución
Resumen
This work's main objective is to propose general guidelines for the control of
documented information created on the implantation of NBR 15575 – Housing
Constructions – Performance, in construction companies in order to to accomplish
requirement 7.5 Documented information, part of the Rules of the Evaluation System
of the Conformity of Building Services and Construction Companies (SiAC), of the
Brazilian Program of Quality and Productivity of Habitat (PBQP-H), and keep on
record, during the building life-time, the documents referring to the building. This
research is justified because the implementation of NBR 15575 in the constructors is
recent, and its impacts on the processes of the companies are still little known. In
addition, PBQP-H requires builders to comply with NBR 15575 since 2017. Among
the requirements of the regiment that must be met, there is the "Control of Documented
Information", which requires that the construction company include documentation
linked to the standar, which must be controlled according to specific rules. On the other
hand, NBR 15575 does not specify measures for storage or control of the evidence
generated by its implementation by companies. In this sense, the proposal of guidelines
to control these evidences would facilitate the assistance on the part of the constructors.
The methodology adopted involved, in a first stage, a bibliographic review to understand
the theme "performance", and its evolution in Brazil and in the world; a review was also
made on NBR 15575: its history of creation, its structure and its relation with the
Brazilian Program of Quality and Productivity in Habitat. In a second stage, a case study
was made in two companies, in order to identify which documents were being generated
and how they were being controlled, besides the obstacles found in the process. The
results pointed out the difficulties faced by the companies. Among them: the checklists
used are not fully satisfying their role; the reports of materials test vary from building to
building; there is no definition of rules for distribution of information, restriction of
access, form of indexation (retrieval) and necessity of use; there is no standard structure
of electronic directories; no rules have been defined for document version control,
especially from third parties; there is no special precaution against protection, even if it's
unintentional; there is no retention time definition for the records being created. Based
on these findings, guidelines are suggested to be followed in order to reduce these
difficulties. The research also proposed a verification checklist with suggested deadlines
for record retention based on the NBR 15575 VUP. The first function of a checklist, in
general, is to help the user to remember all the items of a task or process they must fulfill.
In the case of NBR 15575, it is fundamental to adopt this tool, considering the extensive
list of items that the company needs to attend. With the proposed in this research, the
checklist also fulfills a second role, which is to define how long to keep the evidence of
this attendance. Este trabalho tem como principal objetivo propor diretrizes gerais para o controle de
informação documentada gerada no processo de implantação da NBR 15575 –
Edificações Habitacionais – Desempenho, em empresas construtoras de forma a
cumprir as exigências do requisito 7.5 Informação documentada, do Regimento do
Sistema de Avaliação da Conformidade de Empresas de Serviços e Obras (SiAC), do
Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat (PBQP-H), e manter em
arquivo, durante os prazos de vida útil, os documentos referentes à obra. O trabalho se
justifica porque a implementação da NBR 15575 nas construtoras é recente, e os seus
impactos nos processos das empresas são ainda pouco conhecidos. Além disso, o PBQPH
exige das construtoras o cumprimento da NBR 15575 desde 2017. Entre os requisitos
do regimento que devem ser atendidos, há o de "Controle de Informação
Documentada", que determina que a empresa construtora inclua documentação ligada
à norma e que ela seja controlada conforme regras específicas. Por outro lado, a
NBR 15575 não especifica medidas para armazenamento ou controle das evidências
geradas pelo seu atendimento pelas empresas. Nesse sentido, a proposição de diretrizes
para controle dessas evidências facilitaria o atendimento por parte das construtoras. A
metodologia adotada envolveu, numa primeira etapa, revisão bibliográfica para
entendimento do tema "desempenho", e sua evolução no Brasil e no mundo; também
foi feita revisão sobre a NBR 15575: seu histórico de criação, sua estrutura e sua relação
com o Programa Brasileiro de Qualidade e Produtividade no Habitat. Numa segunda
etapa, fez-se um estudo de caso em duas empresas, de forma a identificar quais
documentos estavam sendo gerados e como estavam sendo controlados, além dos
obstáculos encontrados no processo. Os resultados apontaram as dificuldades
enfrentadas pelas empresas. Entre eles: os checklists utilizados não estão cumprindo
plenamente seu papel; os laudos de materiais variam de obra para obra; não há definição
de regras para distribuição das informações, restrição de acesso, forma de indexação
(recuperação) e necessidade de uso; não há estrutura padronizada de pastas eletrônicas
para arquivamento; não foram definidas regras para controle de versões dos
documentos, especialmente oriundos de terceiros; não há cuidados especiais de proteção
contra alterações, ainda que não intencionais; não há definição de tempo de retenção
dos registros que estão sendo criados. Com base nessas constatações, são sugeridas
diretrizes a serem seguidas de forma a diminuir essas dificuldades. A pesquisa também
propôs um checklist de verificação com prazos sugeridos de retenção de registros com
base na VUP da NBR 15575. A função primeira de um checklist, de modo geral, é
auxiliar o usuário a se lembrar de todos os itens de uma tarefa ou processo que ele precisa
cumprir. No caso da NBR 15575, é fundamental a adoção desta ferramenta, tendo em
vista a extensa lista de itens que a empresa precisa atender. Com o proposto nesta
pesquisa, o checklist cumpre também um segundo papel, que é o de definir por quanto
tempo guardar as evidências desse atendimento.