Based on date collected at FINEP’s (Financiadora de Estudos e Projetos) Archives and having the aim of building up a data base on typical documents related to project administration, two alternative methodologies were designed, using statistical measures, to define which fields of information should be used at the system. The first methodoly is based on the frequency order of the fields, according to their frequency at users’ question, and should be useful when the users have common interests and activities. The second methodology - the x2 test - would be suitable when users have different interests and activities.Partindo de dados obtidos no Arquivo da FINEP (Financiadora de Estudos e Projetos) e com a finalidade de montar um banco de dados sobre documentação típica de administração de projetos, duas metodologias de bases estatísticas são apresentadas para a definição de campos de informação. Uma, baseada na ordenação dos campos segundo sua frequência nas consultas dos usuários, seria cabível quando estes tivessem interesses e atividades comuns. A segunda metodologia – teste do X2 – seria aplicável quando os usuários tivessem interesses e atividades diversificados.