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Descripción de actas del Consejo Directivo de la Universidad EAFIT : Centro de Administración Documental EAFIT
Registro en:
Gómez Uribe, L. (2014). Descripción de actas del Consejo Directivo de la Universidad EAFIT : Centro de Administración Documental EAFIT. (Trabajo de Grado). Universidad de Antioquia, Medellín, Colombia
Autor
Gómez Uribe, Leandro
Institución
Resumen
RESUMEN: En el Centro de Administración Documental de la Universidad EAFIT surgió la
necesidad de dar solución al problema que se presenta al momento de consultar
las Actas de los diferentes consejos, pues la recuperación de esta información no
es inmediata debido a que la descripción de estos documentos no se ha realizado
en su totalidad y en ocasiones la recuperación demanda gran cantidad de tiempo.
El presente trabajo hace referencia a la descripción de la subserie Actas del
Consejo Directivo de EAFIT entre los años 1960 a 1985. Este proceso fue
realizado con el fin de facilitar la recuperación de la información contenida en esta
subserie, ya que las solicitudes de consulta de este tipo de documentos son
frecuentes en el Centro de Administración Documental y en varias oportunidades
las respuestas no se hacían en el momento requerido, pues la recuperación no era
exacta y se tenía que buscar uno a uno el documento que contenía la información
solicitada.
El proceso de descripción fue realizado en el software de gestión documental
Docuware, en el cual se almacenan las Actas con el fin de disponerlas para
consulta de las diferentes dependencias, para esto se utilizaron los campos
destinados para indexación que ya tiene incorporados el software y por medio de
los cuales se realiza la recuperación de documentos.Además de este proceso el trabajo cuenta con otros elementos que aportan valor
a la consulta y recuperación de información dentro del Centro de Administración
Documental. Se diseñó una base de datos alterna en la cual se registró en detalle
las Actas que contienen información relevante y que por sus características es
muy solicitada por las dependencias de la universidad, como reestructuraciones,
creación de cargos, nuevas dependencias o programas y otros datos que son referentes en el desarrollo histórico de la institución. También se realizó la
actualización del instructivo sobre digitalización e indexación de Actas en
Docuware, en el que se explica en detalle el proceso desde que llegan las Actas al
Centro de Administración Documental, y sobre todo se especifica como es el
diligenciamiento de los campos asignados para la descripción. Este trabajo hace
parte de la asignatura práctica académica como requisito de grado de la
tecnología en archivística.
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