Diseño del Sistema Documental en Fundautónoma, de acuerdo a los lineamientos de la Norma ISO 9001:2015

Abstract

La gestión basada en procesos surge como un enfoque que centra la atención sobre las actividades de la organización para optimizarlas. En este proyecto se consideró realizar un enfoque basado en procesos donde previamente se documentó y actualizo los procesos de direccionamiento estratégico y de apoyo de la fundación, para llevar a cabo una mejora en la validación de la identificación de los procesos, la construcción de las caracterizaciones, procedimientos, registros e indicadores que orientaron el que hacer de los colaboradores en función de los objetivos de Fundautónoma. De esta manera se desarrolló el proyecto en tres etapas siendo estas las siguientes: En la etapa I, se realizó el análisis contextual que ayudo a la planificación y desarrollo de los procesos estratégicos y de apoyo que rigen a la Fundación, con el fin de identificar con claridad las interacciones de las actividades en los diferentes procesos de acuerdo a la norma ISO 9001:2015 y a su vez comprender el alcance del sistema de gestión de calidad y la política de calidad, al igual la incidencia que estos pueden tener en el desempeño de los colaboradores en función de los objetivos de calidad de Fundautónoma. Para la etapa II, después de haber recolectado la información de la etapa I, se procedió a la construcción de las caracterizaciones de los procesos y sus respectivos riesgos asociados, donde fue necesario tener en cuenta las validaciones de la identificación de los procesos y subprocesos que interactúan de manera conjunta, para poder determinar qué factores componen cada una de las gestiones y su importancia en la contribución al cumplimiento del objetivo social de la fundación. Para la etapa III, Después de haber construido las caracterizaciones a través del ciclo PHVA en cada uno de los procesos, se procedió a elaborar la documentación de los procedimientos de acuerdo con el ciclo PHVA, formatos y matrices e indicadores de gestión con el fin de estandarizar y mejorar los documentos propios de las operaciones o procesos a intervenir. Con lo anterior, se logró desarrollar la caracterización y el diseño del sistema documental de los procesos estratégicos y de apoyo de la fundación, acorde al cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y a su vez al Sistema de Gestión de Calidad que se alineo con el Plan estratégico (2018-2030) de Fundautónoma, el cual se basa en el desarrollo de seis objetivos estratégicos, siendo tres de carácter misional y tres de instrumentos o medios, que buscan dar continuidad a la labor que propone la administración para contribuir en el alcance de las políticas de calidad y mejoramiento continuo de la organización, con el fin de cumplir con los objetivos establecidos en la ejecución del proyecto.