Definición de los procesos para la mesa de eventos del departamento de desarrollo económico de la alcaldía de Santiago de Cali

Abstract

Esta investigación tiene como objetivo diseñar los procesos para la mesa de eventos del departamento de desarrollo económico de la Alcaldía de Santiago de Cali. La investigación fue de naturaleza mixta, con un alcance Se utilizó como técnica de investigación para la recolección de datos la entrevista semi estructurada, dirigida por algunos integrantes del departamento de Desarrollo Económico, matrices e información histórica interna del departamento, con el fin de conocer la situación actual y el manejo de cada uno de los procesos administrativos y estratégicos de la aprobación de eventos. Al realizar y analizar la matriz DOFA, se halló información importante que explica las razones y oportunidades de los empresarios para el cumplimiento formal de los permisos y requerimientos que se solicitan para un evento, no hay un estándar, ni formato formal que les permita identificar cuáles son los permisos que se requieren para realizar legalmente su evento. Esto ha generado que los empresarios tengan confusiones sobre los permisos y requerimientos que exige cada uno de los departamentos en especial el departamento de Desarrollo Económico. Para el desarrollo de esta investigación se consultó los permisos que se requieren en cada uno de los organismos de la Alcaldía, se realizó una recolecta de información mediante las matrices (MEFE-MEFI-DOFA) para encontrar las oportunidades de los empresarios y del departamento de Desarrollo económico frente a aprobar los eventos y evaluarlos. En segundo lugar se diseñó una propuesta de flujogramas para que los empresarios logren identificar formalmente cuales son los requerimientos que les exige cada uno de los organismos de la Alcaldía para su evento, además se realizó las entrevistas los usuarios tanto del organismo de la alcaldía como a los empresarios con el fin de identificar las necesidades de cada uno, así mismo se construyeron formatos para calificar eventos anteriores y saber el indicador en el que se estaba fallando con frecuencia. Para completar se diseñaron los formatos que le permite a los empresarios saber formalmente los requisitos y permisos que requiere todos los organismos de la Alcaldía, formato de los permisos que requiere el departamento de desarrollo económico y el formato evaluativo del departamento de desarrollo económico frente a los empresarios. Para concluir es relevante resaltar que para los empresarios es de vital importancia la formalidad en los formatos y requerimientos que soliciten en ellos para dar más 12 claridad y orden en la documentación de permisos en los eventos para satisfacer al cliente final, los empresarios y los organismos de la Alcaldía. El diseño de formatos en general en las compañías u organizaciones es de gran importancia para documentar procesos administrativos u legales en todas las áreas de la compañía. Esto permite que el servicio que se preste en los eventos cumpla con los estándares legales para satisfacer al cliente. También el uso de los formatos de procesos les permite a los empresarios tomar acciones correctivas antes de llevar su evento a la reunión de aprobación nombrada “Mesa de eventos”, y para finalizar los formatos evaluativos les permite a los trabajadores del departamento tener conocimiento de cuáles son los indicadores que se evaluaran y las acciones correspondientes para el fallo o incumplimiento de cada uno.

This research aims to design the processes for the events table of the economic development department of the Mayor's Office of Santiago de Cali. The research was of a mixed nature, with a scope The semi-structured interview was used as a research technique for data collection, directed by some members of the Department of Economic Development, matrices and internal historical information of the department, in order to know the current situation and the management of each of the administrative and strategic processes for the approval of events. When carrying out and analyzing the SWOT matrix, important information was found that explains the reasons and opportunities of businessmen for formal compliance with the permits and requirements that are requested for an event, there is no standard or formal format that allows them to identify which are the permits that are required to legally hold your event. This has caused businessmen to be confused about the permits and requirements required by each of the departments, especially the Department of Economic Development. For the development of this investigation, the permits that are required in each of the Mayor's agencies were consulted, an information collection was carried out through the matrices (MEFE-MEFI-DOFA) to find the opportunities of the businessmen and the department of Economic development versus approving events and evaluating them. Secondly, a flowchart proposal was designed so that businessmen can formally identify the requirements that each of the Mayor's agencies require for their event, in addition, interviews were conducted with users of both the mayor's agency and entrepreneurs in order to identify the needs of each one, likewise formats were built to qualify previous events and know the indicator in which they were frequently failing. To complete, the formats were designed that allow businessmen to formally know the requirements and permits required by all the agencies of the Mayor's Office, the format of the permits required by the department of economic development and the evaluative format of the department of economic development against the businessmen. To conclude, it is relevant to highlight that for businessmen, formality in the formats and requirements requested in them is of vital importance to give more clarity and order in the documentation of permits in events to satisfy the end customer, businessmen and organizations of Mayor's office. The design of formats in general in companies or organizations is of great importance to document administrative or legal processes in all areas of the company. This allows the service provided at events to meet legal standards to satisfy the customer. Also, the use of process formats allows employers to take corrective actions before taking their event to the approval meeting named "Events Table", and to finalize the evaluation formats allows department workers to be aware of which They are the indicators that will be evaluated and the corresponding actions for the failure or non-compliance of each one