Trabajo de grado - Pregrado
Diseño del proceso administrativo para sistematizar la divulgación de la producción intelectual del CIEC de la Secretaría de Desarrollo Económico de Santiago de Cali 2021-2022
Fecha
2022-11-15Registro en:
Universidad Autónoma de Occidente
Repositorio Educativo Digital
Autor
Foronda Orozco, Valentina
Institución
Resumen
Esta investigación tiene como objetivo diseñar el proceso administrativo para la sistematización de la producción intelectual del CIEC de la Secretaría de Desarrollo Económico de Santiago de Cali 2021-2022, la investigación fue de naturaleza aplicada, con un alcance explicativo que contiene un fenómeno transversal y un enfoque cualitativo.
Se utilizó como técnica de investigación para la recolección de datos la entrevista semiestructurada dirigida algunos integrantes del CIEC, algunos miembros del área de comunicaciones de la SDE, y referentes profesionales y académicos del campo de la administración y comunicación; con el fin de conocer la situación actual y el manejo de los procesos administrativos y de estrategias de comunicación para divulgar los productos intelectuales.
Al realizar el análisis DOFA del CIEC, se encontró información relevante que explica las razones por las cuales el crecimiento y la visibilización del CIEC, no es el esperado. Una de las principales razones es que no tienen sistematizados los procesos que parten desde la elaboración de los boletines hasta la divulgación de estos, por ende no hay un estándar que permita identificar la producción intelectual, además no cuentan con un cronograma de actividades y publicaciones que les permita tener claridad a los funcionarios de sus labores y responsabilidades que se deben realizar para que el CIEC, funcione de una manera adecuada, esto ha generado que las publicaciones del CIEC, no sean frecuentes, no hay un programa o una ruta clara de las publicaciones que permita que los públicos objetivos puedan esperar, acceder e informarse constantemente.
Para el desarrollo de esta investigación se consultó la política de Comunicación pública de la alcaldía de Santiago de Cali y en particular las tres políticas que aplican en la elaboración y divulgación de los productos del CIEC, que son: La información es un bien colectivo, apertura y visibilidad de la comunicación con los usuarios o ciudadanía y la política de relaciones con los medios de comunicación.
En segundo lugar se diseñó una propuesta de flujogramas que sirven para proponer la sistematización de los procesos de producción intelectual del CIEC, que son la elaboración, diagramación y divulgación, con el fin de que el procesos quede documentado y que independientemente el talento humano que llegue a realizar estas labores, las producción intelectual al transcurrir del tiempo siga cumpliendo con los mismo requisitos, diseño y formato, además permite que cada área tenga claridad con las labores que le corresponden al momento de realizarse un producto intelectual en el CIEC, para complementarla se realiza una definición de tiempos y responsabilidades, acompañado de unas actividades que permitan fortalecer el CIEC, como un centro de investigación, un cronograma de publicación que inicia con el relanzamiento del CIEC, para inicios del año 2023, con el fin de dar a conocer el nuevo formato, la programación y las redes sociales del CIEC, a más personas; todo acompañado de una campaña de expectativa en los medios institucionales de la alcaldía de Santiago de Cali y la Secretaria de Desarrollo económico
Para concluir es relevante resaltar que para las organizaciones es de vital importancia documentar sus procesos administrativos en todas las áreas de la compañía, independientemente del sector en el que se encuentre y la actividad económica que realiza, esto permitirá que el servicio o producto realizado siempre cumpla con los mismos estándares y requisitos para satisfacer al cliente final, este caso se centra en los procesos que se requieren para la producción intelectual de un grupo de investigación económica de la ciudad de Cali, además de la falencia que genera no contar con una buena planeación y asignación de labores, en esta ocasión se ha afectado la divulgación de la producción intelectual, por ende el CIE, no ha logrado el impacto esperado ya que no han seguido un cronograma de publicación, no han establecido indicadores que les permita medir el crecimiento e impacto, lo cual es fundamental para toda organización ya que esto permitirá tomar acciones correctivas a tiempo. This research aims to design the administrative process for the systematization of the intellectual production of the CIEC of the Secretariat of Economic Development of Santiago de Cali 2021-2022, the research was of applied nature, with an explanatory scope containing a transversal phenomenon and a qualitative approach.
The semi-structured interview conducted by some members of CIEC, some members of the SDE communications area, and professional and academic references in the field of administration and communication were used as a research technique for data collection; in order to know the current situation and the management of administrative processes and communication strategies to disseminate intellectual products.
When performing the CIEC DOFA analysis, we found relevant information that explains the reasons why the growth and visibility of the CIEC is not as expected. One of the main reasons is that they do not have systematized the processes that start from the elaboration of the bulletins to the disclosure of these, therefore there is no standard that allows identifying the intellectual production, they also do not have a schedule of activities and publications that allow them to have clarity to the officials of their tasks and responsibilities that must be carried out in order for the CIEC to function in an appropriate way, this has generated that the publications of the CIEC, are not frequent, there is no clear programme or route of publications that allows target audiences to wait, access and constantly inform themselves.
For the development of this research, the public communication policy of the municipality of Santiago de Cali was consulted and in particular the three policies that apply in the elaboration and dissemination of CIEC products, which are: Information is a collective good, openness and visibility of communication with users or citizens and media relations policy.
Secondly, a proposal was designed for flowcharts that serve to propose the systematization of CIEC’s intellectual production processes, which are the elaboration, layout and dissemination, in order to ensure that the processes are documented and that, regardless of the human talent involved, intellectual production over time continues to meet the same requirements, design and format, also allows each area to have clarity with the tasks that correspond to it when an intellectual product is made in the CIEC, to complement it a definition of times and responsibilities is made, accompanied by activities to strengthen the CIEC, such as a research center, a publication schedule that begins with the relaunch of the CIEC, at the beginning of 2023, in order to publicize the new format, CIEC programming and social networks, more people; all accompanied by a campaign of expectation in the institutional media of the mayor’s office of Santiago de Cali and the Secretary of Economic Development
To conclude it is important to highlight that it is vital for organizations to document their administrative processes in all areas of the company, regardless of the sector in which it is located and the economic activity it carries out, this will allow the service or product performed to always meet the same standards and requirements to satisfy the end customer, this case focuses on the processes that are required for the intellectual production of an economic research group in the city of Cali, in addition to the failure to have good planning and assignment of work, this time the dissemination of intellectual production has been affected, therefore the CIE has not achieved the expected impact since they have not followed a publication schedule, they have not established indicators that allow them to measure growth and impact, This is essential for any organization, as it will allow corrective actions to be taken in time.