Cómo asegura el éxito de un proyecto mediante una eficiente gestión de un sistema documentario

Abstract

El desarrollo de un proyecto trae consigo la gestión de un gran número de documentos que son importantes para el correcto trabajo del mismo. Esta documentación es un elemento clave para asegurar el éxito de un proyecto. En algunas organizaciones la gestión documentaria se realiza de manera empírica y sin un orden establecido, trayendo consigo problemas que pueden mermar el desempeño del proyecto como extravío de documentos, traspapelado de los mismos o robos. Por otro lado las comunicaciones tampoco son diagramadas de tal manera, que aseguren la información. El Sistema de Gestión Documentario para Proyectos nace inicialmente como una acción correctiva necesaria en una auditoría de calidad. Posteriormente el desarrollo y diseño del mismo permite lograr establecer un sistema robusto que proporcione la información necesaria y vigente a cada uno de los usuarios en condiciones de oportunidad. Así mismo las comunicaciones se estructuran de manera formal y garantizan un claro flujo de información con los públicos relacionados, de esta manera todos los participantes tendrán la información correcta en el momento adecuado. Las pruebas realizadas en un proyecto desarrollado en la ciudad de Lima muestran las fortalezas y las oportunidades de mejora que son necesarias desarrollar para mejorar el sistema en general.