Aplicación web con chatbot para la gestión de agendamiento, recordatorios y envío de mensajes de cancelación de citas para el consultorio odontológico World Dental.

Abstract

En la ciudad de Guayaquil, en Mapasingue Oeste se encuentra ubicado el consultorio matriz odontológico World Dental, y otros dos están ubicados en Naranjito y El Triunfo. En estos establecimientos el proceso de agendamiento de citas lo realizan manualmente los odontólogos, llevando el registro de estas citas en herramientas de ofimática como Excel. Al realizar estos procesos de forma manual, la odontóloga propietaria y el personal deben de invertir más tiempo en tareas adicionales de administración, así mismo existe el riesgo de que la información de las citas agendadas pueda perderse si el archivo está corrupto. Dada la problemática mencionada, se propone el desarrollo de un aplicativo web con chatbot para la gestión de agendamiento, envío de recortdaorios y mensajes de cancelación de citas, el cual beneficiará a los empleados y a la propietaria dado que ya no tendrán que realizar dichas tareas, además, podrán buscar fácilmente la información de las diferentes citas agendadas. Para el levantamiento de la información se empleó la metodología diagnóstica con las técnicas de la entrevista, encuesta y estudio de documentos, realizada a los empleados y clientes del consultorio. Por otra parte, el desarrollo del software se hizo usando la metodología ágil Scrum y se validó el funcionamiento del sistema mediante la técnica de juicio de experto. El sistema cuenta con módulos para los clientes, odontólogos, secretaria y propietaria del consultorio, siendo los módulos principales de este aplicativo: el de agendamiento, recordatorios y envío de mensajes de cancelación de citas, los cuales permitirán la sistematización de los procesos actuales. Finalmente, se tuvo como resultado, que el sistema propuesto cubre la problemática de este consultorio, permitiendo una mejor gestión de los procesos previamente mencionados y ofreciendo a los pacientes la facilidad de agendar sus citas de forma online.

In the city of Guayaquil, the main dental office World Dental is located in Mapasingue Oeste, and two others are located in Naranjito and El Triunfo. In these establishments, the appointment scheduling process is carried out manually by the dentists, who keep records of these appointments in office automation tools such as Excel. By performing these processes manually, the owner dentist and the staff must invest more time in additional administrative tasks, and there is also the risk that the information on the appointments scheduled may be lost if the file is corrupted. Given the problems, we propose the development of a web application with chatbot for the management of scheduling, sending of messages and cancellation of appointments, which will benefit the employees and the owner since they will no longer have to perform these tasks, in addition, they can easily search for the information of the different appointments scheduled. For the collection of the information, the diagnostic methodology was used with the techniques of interview, survey, and document study, carried out with the employees and clients of the office. On the other hand, the software was developed using the agile Scrum methodology and the system was validated by means of the expert judgment technique. The system has modules for clients, dentists, secretary, and owner of the office, being the main modules of this application: scheduling, reminders and sending messages to cancel appointments, which will allow the systematization of current processes. Finally, it was found that the proposed system covers the problems of this office, allowing a better management of the previously mentioned processes and offering patients the facility to schedule their appointments online.