Sistema de aseguramiento y gestión integral de la información para el proceso de prácticas académicas de la Universidad del Atlántico

Abstract

El manejo integral de la información en Departamento de Extensión y Proyección Social de la Universidad del Atlántico constituye el pilar fundamental para la respuesta oportuna a múltiples solicitudes y requerimientos tanto internos como externas, es por esto que teniendo en cuenta la forma actual en la que se desarrollan las actividades operativas de los administrativos, bajo un método de trabajo basado en herramientas informáticas básicas, surge la necesidad de establecer un sistema que permita la agilidad en los procesos, gestión y búsqueda de la información, que optimice el flujo de trabajo y documentación, así como también la debida recolección, almacenamiento y transferencia de información que diariamente son generados por el personal administrativo. Por lo tanto, el proyecto estará enfocado en diseñar los flujos de procesos, autorizaciones, permisos y documentos de calidad asociados al proceso de prácticas académicas de la Universidad del Atlántico, mejorando así los procesos de sistematización de información, la toma de decisión por parte de los directivos, la reducción de la carga laboral a los administrativos y aumento de la productividad de los mismos. En conclusión, el presente documento es el resultado del esmero y dedicación para generar el mayor impacto de bienestar posible en la comunidad estudiantil y administrativa, la cual será beneficiaria del modelado de un sistema de información que a la postre redundará en el cumplimiento de los objetivos misionales de la Universidad.

The integral management of information in the Department of Extension and Social Projection of the Universidad del Atlántico constitutes the fundamental pillar for the timely response to multiple requests and requirements, both internal and external, that is why taking into account the current way in which it is develop the operational activities of the administrative, under a work method based on basic computer tools, the need arises to establish a system that allows agility in the processes, management and search of information, that optimizes the flow of work and documentation, as well as the proper collection, storage and transfer of information that are generated daily by the administrative staff. Therefore, the project will be focused on designing the flow of processes, authorizations, permits and quality documents associated with the process of academic practices of the Universidad del Atlántico, thus improving the processes of systematization of information, decision-making by managers, reducing the workload on administrative staff and increasing their productivity. In conclusion, this document is the result of care and dedication to generate the greatest possible welfare impact in the student and administrative community, which will be the beneficiary of the modeling of an information system that will ultimately result in the fulfillment of the objectives. Missionaries of the University.