Actualmente, para la elaboración de un plan de prevención, protección y respuesta para resguardar y conservar tan extenso volumen de documentos que atesora el Archivo de Personal del INN, es preciso adoptar una serie de medidas de preparación de desastres (incendio e inundación) y preservación documental centradas en el conjunto de las condiciones físicas del espacio, basadas en su conocimiento y en la planificación, entendida hoy día como una competencia más de la gestión de las instituciones; ello conlleva un cambio de mentalidad y de estrategia en sus gestores que implica, elaborar un plan de prevención, protección y respuesta ante incendio e inundación adaptado a las características y necesidades específicas del centro, estableciendo para ello actuaciones básicas que, de una manera u otra, afectan a todos los servicios relacionados con el Instituto. Para llevar a cabo esta estrategia, es preciso aplicar una metodología sistemática que permita conocer, identificar y valorar los riesgos que presenta el Archivo de Personal, con ello será posible presentar un plan de contingencia, con la finalidad minimizar los riesgos detectados, tomando en consideración el origen de los problemas que pueden afectarla preservación de los documentos.