Definición y documentación de procesos administrativos para la Fundación Integrar

Abstract

RESUMEN: La Fundación Integrar es una organización no gubernamental de carácter privado, sin ánimo de lucro, que investiga y desarrolla programas de atención integral para niños y jóvenes con autismo y retardo mental, con el objeto de contribuir a su pleno desarrollo como seres humanos y contribuir al ejercicio de su plena ciudadanía. La fundación se encuentra conformada por un departamento educativo, que es el que se encarga del servicio en sus diferentes programas y un departamento administrativo que se encarga de dar soporte a toda la institución desde lo administrativo, el mercadeo y la parte financiera.En la actualidad la Fundación Integrar tiene una sentida necesidad de definir plenamente y documentar los procesos del área administrativa, y a su vez plantear losmecanismos de comunicación desde cada uno de los procesos con el departamento educativo, para que su institución sea más eficiente y permita un mejor funcionamiento de la entidad como un todo.La Fundación Integrar cuenta desde hace varios años con algunos aspectos organizacionales como la misión y visión que le han permitido operar de una manera adecuada, no siendo esto suficiente para potencializar su institución a lo largo del tiempo. Con base en lo anteriorse definieron y documentaron 55procesosadministrativos. En el primer semestre se documentaron 30 procesos pertenecientes a la coordinación administrativa y en el segundo semestrese documentaron 25procesos de las áreas de coordinación de gestión de recursos, contabilidad y tesorería. Ladocumentación de los procesosse trabajo con base en formatos de diagrama de flujo y descripción de actividades. De esta manera la Fundación cuenta con los documentos soporte, que le allanaran el camino a la futura certificación ISO 9001.

ABSTRACT: Integrar Foundationis a private nongovernmental organization that searches and developes integral assistence programs for kids and young people with autism and mental retardation whose purpose is to contribute to their education as human beings and enablethem to exercise its full potential.This organization offersdifferent services according to the alumni ́s life cycle, based on this philosophy its programs are aimed mainly at children, adolescents and adults with autism and mental retardation.The foundation is conformed by an educational department that is in charge of the development and execution of different courses and programs and an administrative department that is in charge of giving support to all the institution in the administrative, finantial and marketing related tasks.At the present time the Foundation has a felt necessity to define and document the processes of the administrative area, and to develop effective comunication mechanisms for each of these processes with the educationaldepartment, so that the foundation is more efficient and allows a more dynamic and sustainable operation.The Integrar Foundation account for several years with some organizacionales aspects like the mission and vision although this is an insuffient conceptualization of the organization basis in the longterm.Based on these premisses we defined and documented 55administrative processes. In the first semester 30 prosesses belonging to the administrative coordination were documented and in the second semester 25more processes from the coordination human resourses, accounting and treasury werw also documented. The structuring of new interaction processes in order to achive the certification ISO 9001 is perhaps the most important challenge of the Foundation from which it can trully benefit.