Aplicación para la trazabilidad de la tecnología biomédica de la IPS colsubsidio

Abstract

Introducción: Colsubsidio nace en el año de 1957 promovido por las necesidades sociales de la época, cuando la Asociación Nacional de Industriales (ANDI), convoca a 24 empresas de Bogotá con el propósito de establecer un subsidio familiar en proporción al número de hijos, creándose de esta manera las cajas de compensación familiar.

Colsubsidio cuenta con una variedad de departamentos o equipos de trabajo, de los cuales uno de los más importantes es el sector salud, mismo al que pertenece el área de ingeniería biomédica. En cada clínica y centro médico hay un jefe de ingeniería biomédica, quien es responsable de todo lo relacionado con la tecnología biomédica con la que cuenta la sede, de igual manera es el encargado de la tecnovigilancia asociada a los equipos, así como la adquisición de estos. La información correspondiente a la tecnología biomédica se maneja en un archivo denominado cronograma, donde además de los datos de identificación de los equipos, también se encuentra el registro sanitario y la programación del mantenimiento preventivo.

Con el fin de mejorar el proceso de trazabilidad de los equipos, este trabajo está enfocado en el desarrollo de una aplicación digital mediante el programa Microsoft Excel, que permita integrar los cronogramas de cada sede creando de esta manera un consolidado para toda la IPS, el cual servirá como base de datos para automatizar el registro cuando se adquiera nueva tecnología. Objetivo: El objetivo de este proyecto consiste en desarrollar una aplicación digital que permita tener la trazabilidad y actualización de manera integral sobre la documentación técnica-regulatoria, de acuerdo con la tecnología biomédica con la que cuenta la IPS. Metodología: El proyecto se dividió en ocho etapas de acuerdo con los objetivos planteados: investigación, entorno de desarrollo, base de datos, diseño de la interfaz, categorización, registro, integración de requerimientos y ventanas emergentes. La primera etapa corresponde a la comprensión de los requerimientos técnicos y normativos para la tecnología biomédica. Desde el entorno de desarrollo hasta la categorización, se enfocaron en integrar los criterios solicitados por la IPS con lo investigado para establecer la ruta de trabajo, seguido del desarrollo de las bases de la aplicación. Finalmente, las etapas restantes corresponden a la ejecución de los requerimientos técnico-regulatorios desarrollados. Resultados: De acuerdo con la metodología, se tienen los resultados obtenidos del desarrollo de la aplicación digital. En primer lugar, se encuentra el proceso de registro de los equipos, la cual consiste en la interfaz de la aplicación con los respectivos campos a diligenciar. A continuación, se presenta el diligenciamiento automático de los requerimientos técnicos-regulatorios correspondientes al equipo registrado. Por último, se presenta la notificación de la información más relevante al usuario mediante el uso de ventanas emergentes. Conclusión: Se desarrollo una aplicación digital en Excel encaminada en la trazabilidad de los equipos biomédicos que adquiere la institución, centrándose en el registro sanitario y cronograma de mantenimiento preventivo. Según los resultados obtenidos, se evidencio que la aplicación es funcional, sin embargo, es importante considerar la implementación de esta en un software o programa más atractivo.

Introduction: Colsubsidio was born in 1957, promoted by the social needs of the time, when the National Association of Industrialists (ANDI) convened 24 companies in Bogotá with the purpose of establishing a family subsidy in proportion to the number of children, creating in this way the family compensation funds. Colsubsidio has a variety of departments or work teams, of which one of the most important is the health sector, to which the biomedical engineering area belongs. In each clinic and medical center there is a head of biomedical engineering, who is responsible for everything related to the biomedical technology that the headquarters has, in the same way he is in charge of the techno-surveillance associated with the equipment, as well as the acquisition of these. The information corresponding to biomedical technology is handled in a file called a schedule, where in addition to the identification data of the equipment, there is also the health record and the preventive maintenance schedule. In order to improve the traceability process of the equipment, this work is focused on the development of a digital application using the Microsoft Excel program, which allows integrating the schedules of each location, thus creating a consolidated for the entire IPS, the which will serve as a database to automate registration when new technology is acquired. Objective: The objective of this project is to develop a digital application that allows comprehensive traceability and updating of the technical-regulatory documentation, in accordance with the biomedical technology available to the IPS. Methodology: The project was divided into eight stages according to the stated objectives: research, development environment, database, interface design, categorization, registration, integration of requirements and pop-up windows. The first stage corresponds to understanding the technical and regulatory requirements for biomedical technology. From the development environment to the categorization, they focused on integrating the criteria requested by the IPS with what was investigated to establish the work path, followed by the development of the application bases. Finally, the remaining stages correspond to the execution of the technical-regulatory requirements developed. Results: According to the methodology, we have the results obtained from the development of the digital application. First, there is the equipment registration process, which consists of the application interface with the respective fields to fill out. Next, the automatic completion of the technical-regulatory requirements corresponding to the registered equipment is presented. Finally, notification of the most relevant information to the user is presented through the use of pop-up windows. Conclusion: A digital application was developed in Excel aimed at the traceability of the biomedical equipment acquired by the institution, focusing on the health record and preventive maintenance schedule. According to the results obtained, it was shown that the application is functional, however, it is important to consider its implementation in a more attractive software or program.