Automatización de actividades estandarizadas relacionadas al proceso de convalidación en la Escuela de Ingeniería de la Universidad Viña del Mar: Sistema de convalidación

Abstract

Una convalidación, corresponde a la validación de contenidos e items de aprendizaje, denominados programas, de las asignaturas aprobadas por un estudiante en su institución superior anterior, con los correspondientes a las asignaturas de la carrera de destino en la Universidad de Viña del Mar, desde ahora en adelante “UVM”. El Proceso de Convalidación, es un proceso de soporte estándar en las 9 escuelas del Campus Rodelillo, al servicio de estudiantes que provienen de una institución superior con una carga de asignaturas aprobadas. Este proceso involucra la participación de unidades académicas como: Dirección General de Docencia, Dirección de Formación Inicial, Departamento de Ciencias Básicas. A nivel de escuelas, los partícipes son los Jefes de Carrera, a diferencia de la Escuela de Ingeniería, quien utiliza el apoyo de la Coordinadora Administrativa Docente, para la realización de actividades relacionadas al Proceso de Convalidación. Las actividades que realizan las escuelas UVM, son: revision de programas, realización de propuestas de convalidación (solicitud de convalidación), distribución y recepción de propuestas de convalidación y realización de resolución a la Dirección General de Docencia. Existen normas, procedimientos y fechas establecidas para llevar a cabo de forma correcta el proceso, estas se encuentran en el Reglamente de Convalidación y Calendario Académico, ambos a disposición de estudiantes en la plataforma web de la UVM. La Escuela de Ingeniería, es una de las escuelas con mayor volumen de convalidaciones anuales efectuadas, donde la institución superior que lidera en estudiante convalidantes es la Universidad Andrés Bello. Si bien esta escuela utiliza del apoyo de la Coordinadora Administrativa Docente, en la realización de actividades relacionadas al Proceso de Convalidación, existe una de las seis carreras quien, es el Jefe de Carrera quien se encarga en su totalidad de las actividades. Los tiempos relacionados a la realización de actividades, son de: 10 horas en promedio por convalidación, en donde: 8 horas corresponde al Jefe de Carrera y 2 horas a la Coordinadora Administrativa Docente. Estos tiempos impactan en el Proceso de Inscripción de Asignaturas, afectando directamente a los estudiantes convalidantes, las causas del problema tiempo son: el canal de comunicación entre participantes, la toma de decisiones, el control y volumen. Para la solución del problema, sus causas y el impacto que se produce, la propuesta del estudiante consiste en el desarrollo de una aplicación web, que apoye la automatización de las actividades realizadas por los Jefes de Carrera, con relación al Proceso de Convalidación, disminuyendo tiempos y mejorando la gestión. La aplicación “Sistema de Convalidación”, es desarrollada por la herramienta Microsoft Visual Studio Community 2015, en integración con el motor de base de datos SQL Server Express 2012, mediante las API de Entity Framework, con una metodología de desarrollo ágil SCRUM, un patrón de diseño MVC, en un lenguaje de programación C#. La implementación de esta solución consta de una evaluación técnica y económica, la cual demuestra la rentabilidad y beneficios de la solución propuesta. Cabe destacar que la gestión del proyecto está basada en los estándares y buenas prácticas propuestas por PMBOK, gestionando tiempo, costos y alcance. La propuesta de solución es diseñada mediante el lenguaje de modelamiento unificado UML, particularmente el modelo de vistas 4+1 de Kruchten.