Informes técnico
Implementación de un Sistema Remoto de Gestión Comercial (GECOM) en una Organización Regional
Autor
Félix Salvador, José Ulices
Félix Salvador, José Ulices
Félix Salvador, José Ulices
Institución
Resumen
El entorno es una organización regional, perteneciente a una empresa internacional con sede en Alemania, cuyas compañías miembros están ubicadas en los países de Colombia, Perú, Ecuador y Venezuela; teniendo como cabeza de región a la compañía ubicada en Colombia. Las áreas de negocios se dedican en sus actividades a la fabricación de productos para la salud y el mejoramiento de la calidad de vida del hombre. Opera con una fuerza de ventas que cubre todo el territorio de los respectivos países, distribuidos en zonas y sectores.
Como operativa diaria, los vendedores visitan a los clientes y reciben los Pedidos mediante el llenado de un formulario prenumerado; indicando los datos de: cliente, condición de pago, transportista, almacén, artículo, cantidad, precio y descuento. Estos Pedidos son enviados, vía Fax, a las oficinas centrales de ventas para su atención. En estas oficinas, los datos de los Pedidos son complementados con la asignación de: código de cliente, código de condición de pago, código de transportista, código de almacén, revisión de precios y descuento. Los Pedidos son sometidos a un proceso de aprobación. Si es aprobado, se procede a su alimentación manual al sistema principal para posteriormente realizar el Despacho y Facturación.
Los vendedores reciben reportes semanales de: Estado de cuenta corriente de Clientes, Saldos de inventarios. Lista de clientes. Lista de artículos y precios. Mensualmente reciben reportes de Estadísticas de ventas. Eventualmente pueden recibir por Fax los cambios en precios y descuentos. Toda esta información pierde vigencia rápidamente.
Los hechos descritos anteriormente ocasionan: una centralización de las decisiones de ventas, debido a la deficiente base informativa; un intenso trabajo de verificación y complementación de datos, porque: los datos manuales tienen fallas de legibilidad, deben ser codificados antes de su ingreso al sistema y se necesita información válida para su aprobación; acumulación de Pedidos, “cuellos de botella”, pendientes de ingreso al sistema y por ende pendientes atención. Todo esto, finalmente, se traduce en una demora de mínimo 3 días en el proceso de atención del Pedido. Trabajo de suficiencia profesional